Edellisessä blogissa kirjoitin, että verkossa tapahtuvan kohtaamisen (koulutus, fasilitointi, kokous ym.) tavoitteena on saada osallistuja keskiöön. Hyvän vuorovaikutuksen ja osallistujien osallistamisen rinnalla aivan yhtä oleellista on, että käytössä on myös asianmukainen sovellus (alusta), riittävästi teknistä osaamista, hyvä käsikirjoitus, osallistavia työkaluja ja huumoria.
VIRTU-koulutuksen kehittänyt Heidi Wahl korostaa, että kaikki hyvä virtuaalisessa koulutuksessa ja fasilitoinnissa lähtee hyvästä suunnittelusta. Olennaista onkin, mille kohderyhmälle tilaisuus suunnataan ja mitä sillä tavoitellaan. Onko kysymyksessä tiedonjako vai jonkin tiedon tai taidon oppiminen, ja tämän tiedon tai taidon mahdollinen soveltaminen. Esimerkiksi webinaari ja virtuaalinen pienryhmäkoulutus ovat kaksi eri asiaa, joten myös näiden tavoitteet ja materiaalit ovat erilaisia. Pienryhmätapaaminen omalle tiimille hoituu helposti videoneuvotteluna Teamsilla ja yksisuuntainen tiedonjako eli webcast onnistuu Zoomilla. Vuorovaikutteinen webinaari tai virtuaalinen pienryhmäkoulutus hoituvat parhaiten niiden toteuttamiseen suunnitelluilla alustoilla kuten Adobe Connectilla. Ennen sanottiin: ” kun väki vähenee niin pidot paranee.” Verkossa muistakaamme tämä: ”kun osallistujamäärä kasvaa, vuorovaikutus vähenee.” Tilaisuuden luonne ja vuorovaikutuksellisuus vaikuttavat siis todellakin alustan valintaan.
Wahl korostaa, että verkossa fasilitointia auttaa dia dialta rakennettu hyvä käsikirjoitus. Tämä selkeyttää myös ajan käyttöä, sillä verkossa toimitaan livekohtaamista suoraviivaisemmin. Toisaalta kyllä osallistujat tarvitsevat aivan saman huomion verkossakin, ja erityisesti selkeää ohjeistusta, mitä heiltä odotetaan aktiivisina dialogin osapuolina. Voimme edesauttaa hyvän virtuaalisen vuorovaikutuksen syntymistä lähettämällä etukäteen osallistumisohjeita tai jopa ennakkotehtäviä.
Koska kaikki olemme erilaisia oppijoina ja osallistujina, myös esitettävien materiaalien tulee olla suunniteltuja vuorovaikutukselle ja kaikkia osallistavalle keskustelulle. PowerPointit toimivat hyvin oppimismateriaaleina, jos ne on jäsennelty hyvin eikä niissä ole liikaa tekstiä: käytä enemmän kuvia sekä kaavioita ja puhu asioista. Tällainen aineisto sopii erityisesti visuaalisille ja auditiivisille oppijoille. Kaikille aistikanaville sopivien videoiden avulla saat kerrottua asioita tiivistetysti, mutta videot kannattaa pitää lyhyinä, parin minuutin pituisina. Infograafeja käyttämällä taas helpotat visuaalisen omaksujan tiedon käsittelyä. Mikä onkaan selkeämpi infograafi kuin televisiosta tuttu sääkartta! Ja sellaisen voi luoda helposti Power Pointin SmartArt ‑grafiikkatyökalun avulla. Muistakaamme, että diat toimivat pääosin visuaalisena tukena, sisältö muodostuu sinun ja osallistujiesi välisestä vuorovaikutuksesta. Pyri välttämään monologia ja vaikka välillä väistämättä tulet puhumaan enemmän, sisällytä tällöinkin esitykseesi lyhyitä aktiviteetteja esimerkiksi peukuilla, hymiöillä tai viittaa-toiminnon avulla.
Dialogia voi vahvistaa Teams ‑tapaamisessakin ilmaisilla työkaluilla (esim. Interactive presentation software — Mentimeter tai https://answergarden.ch/ eivät vaadi rekisteröitymistä), joilla voi tehdä nopeasti mielipidemittauksia ja kysyä palautteita. On tärkeää muistaa opastaa ja rohkaista uusien työkalujen käyttöä vaihe vaiheelta. Kuvitteellisessa ryhmätapaamisessa aiheena voisi olla hankkeemme lempisana: digi. Kysyn aluksi osallistujilta: Mitä tulee mieleen sanasta digi? Vastauksia varten linkkaan chattiin sanapilvi ‑linkin, jonka kautta osallistuja pääsee kirjoittamaan vastauksensa. Osallistujat näkevät sanapilveen kertyviä sanoja, kun jaan näyttöni. Leppoisasti. Tai jos haluan aktivoida osallistujia enemmän, voin linkata digitaitotestin https://digiprofiili.dvv.fi/ linkin chattiin, jolloin osallistujat pääsevät testaamaan omia digitaitojaan. Tulokset voi pyytää joko kirjoittamaan chattiin tai kertomaan niitä ääneen.
Flinga — sovellusta http://www.nordtouch.fi/flinga/etusivu/ voi käyttää osana työpajaa, kun haluaa koota esimerkiksi osallistuilta ideoita tai tehdä yhteenvetoja osallistujien ajatuksista. Sitä voidaan hyödyntää koko tilaisuuden osallistujille tai myös jakautuessa pienempiin ryhmiin. Joskus haluamme myös kuvittaa keskustelua, jolloin valkotaulut ovat oivallisia – esimerkiksi Mirossa https://miro.com/ voit pyytää osallistujia piirtämään, mitä ajatuksia aihe herättää.
Virtuaalisessa ympäristössä korostuvat hyvä valmistautuminen ja varautuminen myös teknologian yllätyksiin ja rauhallisena pysymiseen yllättävissäkin tilanteissa. Jos mahdollista, ota kaveriksi joku ”tuottaja”, joka varmistaa, että homma toimii edelleen, vaikka koneesi netti kaatuu tai sinä pyörryt. Sinun tehtävä on muistaa hengittää koko ajan! Muista, että et ole yksin, jokainen osallistuja seuraa kiihtymistäsi, jos sinulta itsekontrolli pettäisi. Huumorilla pärjää varmasti. Monesti myös osallistujilla on antaa teknisiä neuvoja, ota ne ilolla vastaan😊.
Muista harjoitella, harjoitella, harjoitella ja ottaa rohkeasti haltuun uutta teknologiaa.
Mukavia virtuaalisia kohtaamisia!
Kirjoittaja Seija Ollaranta
Seija osallistui Virtu-koulutukseen ja työskentelee SoTyDigi-hankkeessa projektiasiantuntijana
Lisätietoja Snellman Edun VIRTU ‑koulutuksesta:
Suomenkielinen VIRTU: https://snellmanedu.fi/tuote/virtuaalisen-koulutuksen-ja-fasilitoinnin-asiantuntijaksi-5-op-s22/
Englanninkielinen VIRTU: https://snellmanedu.fi/tuote/virtual-training-and-facilitation-skills-certificate-5-cr/