SoTyDigi-hanke järjesti viime keväänä sosiaali- ja työllisyysalan toimijoiden verkoston tapaamisia Teamsissa, siis verkossa. Vaikka etäkokoukset ovat yleistyneet parin vuoden sisällä, olemme aina ensikertalaisia uuden verkoston ja uusien ihmisten kanssa. Meillä kaikilla on erilaista opittavaa teknisesti verkkotyöskentelystä, mutta haasteita voi tulla myös osallistujien osallistamisessa ja sitouttamisessa.
Sanotaan, että tekemällä oppii, ja se pätee myös tässä lajissa. Itse sain lisää oppia keväällä myös virtuaalisen koulutuksen ja fasilitoinnin asiantuntijaksi -koulutuksesta (VIRTU) Snellman Kesäyliopistossa. Kouluttajana toimi Heidi Wahl. Koulutuksesta sain vinkkejä hankkeemmekin kehittämistavoitteen näkökulmasta haastavaksi koettuun asiaan: asiakkaiden etäohjaamiseen eli ihmisten kohtaamiseen verkossa. Sillä siitähän tässä on kyse; verkossa tapahtuvasta vuorovaikutuksesta. Olipa se sitten ohjausta, koulutusta tai fasilitointia, verkossakin tapahtuva vuorovaikutus on aina ihmisten kohtaamista, näkemistä ja kuulemista sekä ymmärretyksi tulemista.
Mikään livekoulutus tai fasilitointi ei siirry sellaisenaan verkkoon. Joudumme soveltamaan sisältöä, esitystapaa ja jopa käytettävissä olevaa aikaa. Pääpiirteittäin toimitaan kuitenkin samalla tavalla ja samojen lainalaisuuksien armoilla, mutta verkossa olemme vähän kuin sokkotreffeillä, ainakin aluksi. Kokemukseni mukaan verkossa haastavinta on se, jos emme tunne ennestään osallistujia. Jos mikkiä ja kameraa ei avata, jää kaikki havaittavissa olevat vuorovaikutukseen liittyvät elementit, kuten äänensävyt, eleet, ilmeet, muu kehonkieli sekä käyttäytyminen pimentoon. Voi vain kuvitella, miten tämä vaikuttaa ryhmäytymiseen. Kameroiden aukaiseminen ja käyttäminen on enemmän kuin suositeltavaa ja siihen on rohkaistava. Ihanteellista olisi, jos osallistujilla olisi myös mahdollisuus tutustua toisiinsa ja kertoa jo alussa jotain itsestään: tulla näin nähdyksi ja kuulluksi.
Fasilitoijan yksi tärkeä tehtävä on osallistaa linjoilla olevia – siis aktivoida säännöllisesti koko ”lähetyksen” ajan. VIRTU -koulutuksessa puhuttiin ns. 4 minuutin säännöstä. Käytännössä kelloa ei tarvitse vahtia, mutta osallistamista tulee olla melko tiheään (noin 4 minuutin välein) ja säännöllisesti, jotta osallistujan mielenkiinto säilyy eikä hän lähde esimerkiksi verkkokauppaostoksille tai lue sähköposteja. Osallistamisen tarkoitus on sitouttaa osallistujat.
Aloita esityksesi tai tapaamisesi tarkoituksenmukaisesti ja varmista, että ensimmäiset minuutit vahvistavat aktiivista ja vuorovaikutteista tekemistä. Luo turvallinen ympäristö ja pyri saamaan osallistujat vuorovaikutukseen keskenään esimerkiksi yhteisen orientoivan tehtävän kautta. Osallistava fasilitaattori valmistelee osallistujat esimerkiksi lähettämällä ennakkotehtävän. Kun aloitat varsinaista fasilitointia tai koulutusta, voit kysyä osallistujilta esimerkiksi miksi käsiteltävä aihe on tärkeä, tai pyytää osallistujia jakamaan kokemiaan haasteita aiheesta. Lue osallistujien vastaukset läpi ja pidä ne mielessäsi koko lähetyksen ajan.
Sitoudu itse pois puhuva pää -lähestymistavasta. Suunnittele aktiviteetteja ja sitä, mitä osallistujat tulevat TEKEMÄÄN. Sen sijaan, että laittaisit näkyville dian, jossa on lista käsiteltävistä asioista, pyydä osallistujia kertomaan omista tiedoistaan ja kokemuksistaan. Tai jos laitat näkyville esimerkiksi agendan, kysy osallistujilta, mikä kohta on heille tärkein ja miksi. Anna osallistujille aikaa ajatteluun ja keskusteluun.
Pidä kahta seuraavaa lausetta keskiössä:
– Mitä minä sanoin, mitä osallistuja olisi voinut sanoa?
– Mitä minä tein, mitä osallistuja olisi voinut tehdä?
Älä vain lue materiaalia läpi, vaan ohjaa kohti keskustelua ja ajattelua. Muista myös vuorovaikutteinen lopetus! Muista itsekin näkyä ja sijoita kamera silmien korkeudelle. Ota sopiva etäisyys. Älä istu siten, että ikkuna on takanasi! Hymyile😊.
Mukavia virtuaalisia kohtaamisia!
Kirjoittaja Seija Ollaranta
Seija työskentelee SoTyDigi-hankkeessa projektiasiantuntijana